Una de las cosas que pueden marcar el éxito o el fracaso es la elección del encargado de coordinar un proyecto de Continuidad de Negocio. Para tomar esta decisión, debemos tener en cuenta dos factores, qué funciones y qué personas son las ideales para esta tarea concreta.
Idealmente, debería haber una cabeza visible, un responsable único del proyecto, aunque bien es cierto que conocemos casos, sobre todo cuanto existe un alto componente técnico en el Negocio, en los que una “bicefalia” puede ser la mejor solución.
La/s función/es de este coordinador, sea unipersonal o no, serán las propias de la coordinación de cualquier proyecto y no vamos a entrar en su definición en este momento, baste resumirlas en desarrollar, coordinar y ejecutar todas las tareas relacionadas con el Plan de Continuidad de Negocio. Tampoco queremos entrar en discusiones léxicas, llámele cada uno coordinador, director, gerente o el nombre que quiera o pueda aplicarle. El responsable del proyecto, como dijimos en el primer post, debe ser siempre la alta dirección, y esta figura será la máxima cabeza visible en la compañía en todo lo relacionado con el Plan de Continuidad de Negocio.
La primera distinción, decimos, es elegir correctamente la función o funciones que deben aportar al coordinador.
Para ello tenemos que tener en cuenta que el responsable del proyecto debe contar, desde su planificación, con la colaboración de personas clave en la organización que abarquen el mayor número de áreas posibles, y especialmente aquellas áreas críticas para nuestro Negocio. Este grupo de personas debe estar suficientemente apoyado por la dirección y entrenado en gestión de crisis, así como contar con las dotaciones presupuestarias necesarias.
Veremos más adelante los distintos roles que intervendrán en el momento de gestionar un incidente, pero no resulta menos importante la composición de los equipos de desarrollo y mantenimiento del plan para que realmente toda la organización se sienta suficientemente representada e involucrada en el mismo.
Cabría puntualizar aquí, que no necesariamente el coordinador/responsable del proyecto tiene que ser la misma persona que el líder del equipo de recuperación, sin embargo es altamente recomendable que lo sea, porque llegado el caso será sin duda la persona que mejor conozca el plan y sus implicaciones.
Desde este punto de vista, es importante tener en cuenta la otra consideración a la que hacíamos referencia, que no se refiere a la función desempeñada sino al perfil de la persona particular que tendrá que desempeñar este rol.
Algunas de las características que pediremos a las personas que vayan a tener que asumir funciones en los equipos de recuperación son:
- Disponibilidad 24h / Accesibilidad. No sólo no sabemos cuándo va a ocurrir un incidente, el máximo responsable de la recuperación debe ser fácilmente localizable por la/s persona/s que en su momento tengan que invocar el Plan.
- Decisión y autoridad para gastar dinero. Como dijimos en el anterior post, el Plan de Continuidad de Negocio es un gasto, e implica desembolsos. El responsable tendrá que tener la capacidad de manejar el presupuesto asignado, así como de realizar gastos extraordinarios e imprevistos en caso de declararse un incidente, aunque estos puedan estar limitados.
- Posición senior y respetado. Entendemos la Gestión de la Continuidad del Negocio como un cambio cultural profundo en la compañía, y estos cambios culturales no pueden nunca ser impuestos, tienen necesariamente que provenir y ser impulsados por miembros prestigiosos del equipo que cuenten con una fuerte credibilidad entre el resto de empleados.
- Capaz de tratar con otros departamentos. Por la misma razón, y como hemos dicho anteriormente, es necesario involucrar a todos los miembros de la organización en el proyecto, por lo que es necesario que esta persona pueda establecer una relación de confianza con todas las funciones, especialmente las más críticas, que las involucre y haga que se sientan realmente representadas.
- Buen conocimiento del negocio. En la medida en que la persona elegida conozca en profundidad el negocio, incluyendo todas las funciones, su capacidad para entender y coordinar al resto de las funciones incrementará.
- Buen comunicador y sereno ante la presión. En dos aspectos diferentes. Buen comunicador para saber transmitir a todos los interesados la importancia del proyecto y coordinar como decíamos antes a las distintas funciones. Pero además, llegado el caso de un incidente, tendrá que gestionar la situación sometido a un alto estrés. No necesariamente un buen miembro de la organización, que cumpla todo el resto de requisitos en circunstancias normales, será capaz de ejercer sus funciones correctamente en el momento en el que será más necesario.
- Capacidad probada de liderazgo. Del mismo modo, y especialmente en el momento de una hipotética recuperación ante un desastre, será necesario que coordine, a su vez, a un número determinado de personas, todas sometidas a una alta presión e incertidumbre.
No vamos a entrar en este momento a detallar el perfil y las funciones de los distintos miembros de los , a los que dedicaremos otro post, pero sí es importante reflexionar sobre la persona adecuada para liderar el proyecto del Plan de Continuidad de Negocio. No necesitamos superhéroes, pero sí personas bien seleccionadas y entrenadas para salir de su zona de confort cuando sea necesario.
Además, y para finalizar, hay que tener en cuenta que la definición de un Plan de Continuidad de Negocio es sólo el primer paso para el establecimiento de un modelo de Gestión de la Continuidad de Negocio, como único sistema para que el Plan de Continuidad sea eficiente en el momento que resulte necesario aplicarlo. Esto evidentemente invita a pensar y tener en cuenta que el coordinador del proyecto se establecerá más adelante en el responsable del modelo de gestión, y por tanto su tarea se alargará en el tiempo.
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